Pengendalian Intern Terhadap Sistem dan Prosedur Pengiriman Surat dan Barang Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Ciputat

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perkembangan dunia dewasa ini ditandai dengan arus globalisasi disegala bidang yang membawa dampak cukup pesat bagi perkembangan perekonomian Indonesia yang diiringi pula oleh tingginya tingkat mobilitas penduduk. Disisi lain beban tugas pemerintah semakin berat karena semakin tingginya tuntutan peningkatan kesejahteraan rakyat. Salah satu kebutuhan hidup yang tidak kalah penting di era globalisasi ini adalah kebutuhan akan jasa pengiriman surat dan barang. Banyaknya penduduk yang saling mengirim surat dan barang dari tempat yang jauh membuat jasa ini menjadi sangat penting.

erdasarkan kenyataan tersebut banyak bermunculan jasa pengiriman swasta, sedangkan jasa pengiriman pemerintah dari dahulu sampai sekarang hanya satu, yaitu PT. Pos Indonesia (Persero). PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman surat dan barang. PT. Pos Indonesia (Persero) sebagai salah satu perusahaan milik negara yang memiliki tugas untuk melaksanakan dan menunjang kebijakan dan program pemerintah dalam bidang ekonomi dan pembangunan pada umumnya serta memberikan pelayanan jasa perposan bagi masyarakat di Indonesia maupun di luar wilayah Indonesia pada khususnya Ciputat.

PT. Pos Indonesia mempunyai peranan yang penting dalam pengiriman surat-surat  ataupun barang ke tujuan. Sebagai delivery atau penyedia jasa pengantar surat ataupun barang yang diamanatkan pelanggan untuk dikirim ke tujuan,  PT. Pos Indonesia menerapkan beberapa sistem atau prosedur pengiriman agar dalam pengirimannya dapat dicapai sesuai target. Terkirim ketujuan masing-masing baik yang masuk ke kantor Pos untuk dikirim ke daerahnya, maupun yang akan dikirim ke luar daerah. Daerah cakupan kiriman yang tak hanya menjangkau satu Negara, tetapi PT. Pos juga melayani kiriman ke berbagai Negara di belahan dunia.

PT. Pos Indonesia memiliki banyak program pengiriman surat maupun barang. Jenis-jenis paket pengiriman dimana sistem dan prosedur yang digunakan haruslah tersusun sedemikian rupa melewati tahap-tahap prosedur dan dilaksanakan oleh berbagai sistem yang terkait, agar memudahkan pihak manajemen untuk mengatur dan mengawasinya. Serta diharapkan dengan prosedur dan sistem yang telah dibuat sedemikian rupa dapat terlaksana dan mencap ai efisiensi kinerja serta memenuhi kepuasan pelanggan. Untuk itu perlu diterapkan suatu sistem pengendalian intern.

Tujuan pengendalian intern ini antara lain :

1.        Menjaga kekayaan harta milik perusahaan dan catatan organisasi. Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai. Begitu juga dengan kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik seperti piutang dagang akan rawan oleh kekurangan jika dokumen penting dan catatan tidak dijaga.

2.        Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Menurut Mulyadi, 2002: 189 )

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Pengendalian intern ini ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan. Untuk mencapai kegunaan dan tujuan pengendalian intern tersebut diatas maka diperlukan adanya Sistem informasi akuntansi yang benar, hal ini dapat memberikan bantuan yang utama terhadap kekayaan perusahaan dengan cara penyelenggaraan pencatatan aktiva yang baik. Apabila struktur pengendalian intern suatu perusahaan lemah, maka akan timbul kesalahan, ketidakakuratan serta kerugian yang cukup besar bagi perusahaan.

Pengendalian atau kontrol terhadap suatu kinerja sangat penting agar tercapai suatu efisiensi dan efektivitas dalam mencapai tujuan. Karena pentingnya sistem dan prosedur pengendalian intern pada suatu organisasi atau perusahaan, dan perlu adanya suatu pengawasan yang lebih dalam suatu sistem pengendalian intern yang diterapkan. Maka penulis tertarik untuk membuat laporan tugas akhir dengan judul “Pengendalian Intern Terhadap Sistem dan Prosedur Pengiriman Surat dan Barang Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Ciputat”.

B.     Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengidentifikasi masalah sebagai berikut :

Pengendalian intern yang ada di kantor pos masih lemah sehingga kadang timbul kesalahan, ketidakakuratan dalam pembuatan laporan pengiriman dan laporan rekapitulasi dari kantor cabang pembantu yang mengakibatkan proses pembuatan laporan tidak berjalan secara efektif dan efisien.

C.    Pembatasan Masalah

Pembatasan masalah di sini dimaksudkan untuk mempertegas ruang lingkup masalah yang akan dibahas, agar tidak menimbulkan terlalu luasnya penafsiran mengenai permasalahan dan pembahasan terhadap permasalahan pun menjadi terarah dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan yang penulis bahas. Maka penulis membatasi permasalahan pada pengendalian intern akuntansi terhadap prosedur pengiriman surat dan barang pada PT Pos Indonesia (PERSERO) Kantor Cabang Ciputat.

D.    Perumusan Masalah

Berdasarkan pemilihan judul tersebut, permasalahan yang akan ditinjau dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1.      Bagaimanakah sistem dan prosedur pengiriman surat & barang pada Kantor Pos Cabang Ciputat ?

2.      Bagaimanakah penerapan sistem pengendalian intern pada pelaksanaan sistem pengendalian surat dan barang tersebut ?

3.      Biaya-biaya apa saja yang dikenakan dalam melakukan pengiriman surat dan barang?

4.      Bagaimana cara menghitung biaya-biaya yang akan di bayarkan oleh konsumen untuk mengirim surat dan barang (berdasarkan Berat, Jenis pengiriman, dan tujuan)?

E.     Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dari laporan magang ini adalah :

1.    Umum

a.    Mengetahui prosedur pengiriman barang di PT. Pos Indonesia.

b.    Mengetahui biaya-biaya apa saja yang dikenakan dan cara penghitungan biayanya dalam melakukan pengiriman.

c.    Mengetahui bagian – bagian apa saja yang terkait pada sistem pengiriman barang pada PT. Pos Indonesia.

d.   Mengetahui apakah terdapat pengendalian intern terhadap prosedur pengiriman barang pada PT. Pos Indonesia.

2.    Khusus

a.     Memenuhi kurikulum Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Pamulang.

b.    Untuk menerapkan teori–teori yang telah penyusun peroleh dalam bangku kuliah maupun dari buku–buku ilmiah dengan keadaan senyatanya dalam praktek. Sehingga penyusun memperoleh pengetahuan yang luas dengan harapan dapat bermanfaat dikemudian hari.

F.     Manfaat Penelitian

Adapun beberapa manfaat yang dapat kita peroleh dari penelitian ini adalah:

1.      Manfaat Praktis

a.       Dengan penelitian ini diharapkan bahwa hasil penelitian dapat di pergunakan sebagai masukan serta memberikan manfaat bagi pihak PT. Pos Indonesia dan bagi masyarakat sendiri.

b.      Memberikan penjelasan sehingga baik PT. Pos Indonesia (Persero) dan masyarakat tersebut mengetahui secara pasti hak dan kewajiban serta tanggung jawab masing-masing.

2.      Manfaat teoritis

a.       Penulis

Memenuhi salah satu syarat kelulusan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Pamulang.

b.      Akademik

Sebagai bahan masukan bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan bagi pembangunan Bangsa dan Negara dalam upaya peningkatan mutu kualitas sumber daya manusia.

G.    Metode Penelitian

Metode penelitian ini dilakukan sebagai usaha untuk menemukan, mengembangkan serta menerapkan suatu kebenaran yang ada dalam pengetahuan dan yang ada dalam teori praktek pelaksanaan dengan menggunakan metode tertentu. Suatu kegiatan ilmiah yang didasarkan pada metode, sistematika dan pemikiran tertentu  yang bertujuan untuk mempelajari satu atau beberapa gejala hukum tertentu, dengan jalan menganalisanya. Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif. Dengan menggunakan jenis penelitian ini penulis ingin memberikan gambaran seteliti mungkin secara sistem pengiriman surat dan barang pada PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang Ciputat.

Penelitian deskriptif merupakan metode penelitian yang berusaha menggambarkan dan menginterpretasi objek sesuai dengan apa adanya. Penelitian ini juga sering disebut noneksperimen, karena pada penelitian ini penelitian tidak melakukan kontrol dan manipulasi variabel penelitian. Dengan metode deskriptif, penelitian memungkinkan untuk melakukan hubungan antar variabel, menguji hipotesis, mengembangkan generalisasi, dan mengembangkan teori yang memiliki validitas universal. Di samping itu, penelitian deskriptif juga merupakan penelitian, dimana pengumpulan data untuk mengetes pertanyaan penelitian atau hipotesis yang berkaitan dengan keadan dan kejadian sekarang. Mereka melaporkan keadaan objek atau subjek yang diteliti sesuai dengan apa adanya.

H.    Metode Pengumpulan Data

1.      Observasi

Pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada obyek dengan cermat dan diteliti serta melakukan pencatatan secara cermat.

2.      Interview / Wawancara

Metode pengumpulan data untuk memperoleh data dan informasi dari staff dan karyawan secara lisan. Proses wawancara dilakukan dengan cara tatap muka secara langsung dengan staff yang terlibat dalam sistem pengiriman barang. Selama proses wawancara petugas bimbingan mengajukan pertanyaan, meminta penjelasan dan jawaban dari pertanyaan yang diberikan dan membuat catatan mengenai hal-hal yang diungkapkan kepadanya.

3.      Studi Pustaka

Adalah cara pengumpulan data dengan cara literatur, baik dari buku – buku teks, karya ilmiah maupun tulisan lain yang berhubungan.

4.      Studi Lapangan

Adalah cara pengumpulan data dengan melakukan penelitian langsung pada perusahaan.

5.      Studi Kasus

Strategi yang lebih cocok bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan how atau why, bila penulis hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol peristiwa – peristiwa yang akan diselidiki, dan bilamana fokus penulisannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata.

I.       Lokasi dan Waktu Magang

1.      Lokasi Magang

Tempat praktek kerja atau magang dilakukan di PT. Pos Indonesia (Persero) kantor cabang Ciputat, yang beralamat di Jl. RE. Marthadinata No. 17 Ciputat.

2.      Waktu Penelitian

Penelitian dan praktek kerja dilakukan pada 6 Februari 2012 sampai dengan 6 Maret 2012.

Waktu kerja dari hari senin s/d jumat, mulai pukul 08.00 wib - 15.00 wib.

J.      Sistematika Penulisan

Sistematika penyusunan pada tugas akhir berikut merupakan  urutan penyajian bab per bab pada setiap pembahasan, diharapkan akan mempermudah pemahaman akan hasil penelitian yang telah dicapai. Dalam penyajian tugas akhir ini digunakan sistematika sebagai berikut:

BAB I       PENDAHULUAN

Pada Bab ini penulis membahas tentang latar belakang masalah, Identifikasi masalah, pembatasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, metode pengumpulan data, lokasi dan waktu penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II      TINJAUAN PUSTAKA

Pada Bab ini dikemukakan dasar – dasar teori yang berkaitan dengan pengertian prosedur, biaya dan pengertian sistem pengendalian intern.

BAB III    DATA DAN ANALISIS DATA

Pada Bab ini akan dijelaskan tentang dasar – dasar teori yang berkaitan dengan judul yang dibahas, antara lain gambaran umum perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, sistem penerimaan kas perusahaan, dan analisa data.

BAB IV    KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diambil pada permasalahan yang telah dianalisa dan saran untuk permasalahan yang timbul dan telah dianalisa.